Online-Bestellungen zur Abholung: So organisierst du deinen Restaurantshop

01 · Ablauf

Wie funktioniert eine Online-Vorbestellung zur Abholung?

Der Gast wählt Gerichte und Extras im Shop, entscheidet sich für Abholung und prüft Zeitpunkt, Adresse und Gesamtpreis. Anschließend gibt er die Bestellung auf. Dein Team übernimmt sie in den Küchenablauf und stellt sie zur bestätigten Zeit bereit.

Lege vorher fest, was die erste Nachricht an den Gast bedeutet: Ist das nur eine Eingangsbestätigung oder bereits die verbindliche Annahme mit Abholzeit? Verwende im Shop und in den Nachrichten dieselben Begriffe. Eine automatisch angezeigte Wunschzeit sollte keine Zusage vortäuschen, die das Team noch nicht erfüllen kann.

• Bestellnummer oder Abholname für die eindeutige Zuordnung verwenden.
• Abholadresse und einen kurzen Hinweis zur Ausgabe anzeigen.
• Eine verantwortliche Person für neue Bestellungen bestimmen.
• Bestellstatus und Zahlungsstatus bei der Übergabe prüfen.

02 · Zeitfenster

Wie viele Abholbestellungen passen in die Mittagsspitze?

Fiktives Beispiel: Ein Imbiss kann neben dem Thekengeschäft in 15 Minuten sechs zusätzliche Gerichte zubereiten. Vier Online-Bestellungen mit jeweils drei Gerichten würden zwölf Gerichte auslösen und diese Kapazität überschreiten. Die Zahl der Bestellungen allein reicht deshalb als Planungsgröße nicht aus.

Erfasse für einen Testzeitraum die Zahl der Gerichte, die Vorbereitungszeit und die tatsächliche Übergabezeit. Plane einen Puffer für Sonderwünsche und Laufkundschaft. Prüfe beim Systemanbieter, ob Vorlaufzeiten, Annahmeschluss und begrenzte Zeitfenster zur Einrichtung gehören. Wenn die Küche ausgelastet ist, muss das Team neue Aufträge begrenzen oder später bestätigen können.

03 · Zahlung

Online bezahlen oder erst bei der Abholung?

Onlinezahlung kann den Kassiermoment an der Ausgabe verkürzen. Dabei können Gebühren des Zahlungsanbieters entstehen. Zahlung vor Ort lässt Gästen eine weitere Möglichkeit, erfordert aber einen klaren Ablauf an der Kasse. Lege fest, welche Varianten du tatsächlich anbietest und wie bezahlte Bestellungen erkannt werden.

Besprich auch den Ausnahmefall: Ein Gericht ist ausverkauft, ein Gast kommt verspätet oder eine bereits bezahlte Bestellung wird abgesagt. Dein Team braucht dafür einen Ansprechpartner und einen nachvollziehbaren Ablauf für Änderung oder Erstattung. Eine technische Bezahlfunktion organisiert diese Fälle nicht von selbst.

04 · Ausgabe

Die Ausgabe gehört zum Bestellsystem dazu

Ein eigener Abholpunkt oder ein gut sichtbarer Hinweis verhindert, dass vorbestellende Gäste sich in der falschen Schlange anstellen. Prüfe bei der Übergabe die Bestellnummer, die Anzahl der Verpackungen und Getränke sowie den Zahlungsstatus. Ein kurzer Kontrollschritt hilft besonders bei mehreren ähnlichen Bestellungen.

Teste zuerst mit einer kleinen, gut vorbereitbaren Auswahl. Verkaufe online nur Gerichte, die sich für die geplante Verpackung und Wartezeit eignen. Zeige vorübergehend ausverkaufte Artikel rechtzeitig als nicht verfügbar an.

05 · Startklar machen

Checkliste für die erste Woche

Bringmal beschreibt den Online Shop als direkten Bestellkanal für Lieferung und Abholung. Je nach Einrichtung sind unterschiedliche Zahlungsarten möglich. Kläre die für deinen Betrieb benötigten Zeitfenster und den Bestelleingang im konkreten Setup und spiele den Ablauf mit deinem Team durch.

Vergleiche nach der Testwoche zugesagte und tatsächliche Abholzeiten, Rückfragen, fehlende Artikel und den Aufwand an der Ausgabe. So erkennst du, ob der neue Kanal im Alltag funktioniert. Für mehr Besucher gehört der direkte Shoplink auf deine Website und an die passenden Kontaktpunkte.

• Eine Testbestellung mit Extras auf einem Smartphone durchführen.
• Den Weg vom Bestelleingang bis zur Küche kontrollieren.
• Eine bezahlte und eine vor Ort zu zahlende Bestellung unterscheiden können.
• Bestellung mit ausverkauftem Artikel und geänderter Abholzeit durchspielen.
• Öffnungs- und Abholzeiten vor Feiertagen prüfen.